Notice d’Information sur la Protection des Données Personnelles (Loi n° 6698 / KVKK)

1. Responsable du traitement

DoctorCAN Clinics Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Limited Şirketi

• Adresse : Arnavutköy Mahallesi Bebek Arnavutköy Caddesi No: 55 A/2, 34345 Beşiktaş / İstanbul
• Téléphone : +90 542 325 04 04 · +90 212 263 37 65
• E-mail : dental@doctorcanclinics.com
• N° du Registre du Commerce : 211678-5 (İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü)
• N° de la Chambre de Commerce : 1201468-0 (İstanbul Ticaret Odası · NACE : 86.23.01)
• N° MERSIS : 0302102554600001
• Centre des Impôts et N° Fiscal : 3021025546 — Centre des Impôts de Beşiktaş
• Code d’établissement SKRS (Ministère de la Santé) : 591371
• Directrice médicale responsable : Dr. Dt. Müge Kıyık Tatar

2. Données personnelles traitées

Données d’identité. Nom, prénom, numéro d’identité de la République de Turquie (ou numéro de passeport / d’identité d’étranger pour les résidents internationaux), lieu et date de naissance, sexe, signature, ainsi que les informations d’identité du représentant légal pour les patients mineurs.

Données de contact. Numéro de téléphone, adresse électronique, adresse de résidence et coordonnées de la personne à prévenir en cas d’urgence.

Données de santé (données sensibles à caractère particulier). Antécédents médicaux généraux et bucco-dentaires (anamnèse), traitements médicamenteux réguliers, allergies, résultats d’examens cliniques, informations de diagnostic et de traitement, radiographies panoramiques et périapicales, examens d’imagerie tridimensionnelle réalisés par des centres externes lorsque l’indication clinique le requiert, empreintes optiques numériques intra-orales, plans de traitement, formulaires de consentement éclairé, ordonnances et comptes rendus cliniques.

Données financières. Coordonnées de facturation, informations fiscales, justificatifs de paiement et informations de prise en charge d’assurance maladie privée.

Données de sécurité des transactions et d’historique de communication. Enregistrements de planification, de modification et de rappel de rendez-vous, ainsi que l’historique de coordination du secrétariat par téléphone et canaux officiels.

Données visuelles. Photographies intra-orales et cliniques réalisées exclusivement dans le cadre du dossier médical lorsque cela est nécessaire au diagnostic, à la planification thérapeutique et au suivi clinique.

3. Finalités du traitement

• Planification, réalisation et suivi des soins de santé bucco-dentaire et maxillo-faciale conformément aux normes médicales et à la législation en vigueur
• Gestion du diagnostic clinique, des actes chirurgicaux et restaurateurs ainsi que des contrôles périodiques post-thérapeutiques (rappel/recall)
• Réception des demandes de rendez-vous, coordination de l’agenda des praticiens, confirmation des rendez-vous et envoi des rappels
• Tenue obligatoire du dossier médical, du registre de protocole et des dossiers de santé électroniques (e-Nabız / systèmes du Ministère de la Santé) conformément à la loi fondamentale n° 3359 sur les services de santé et aux règlements relatifs aux données personnelles de santé
• Exécution des processus techniques d’empreinte et de conception numérique nécessaires à la réalisation des restaurations prothétiques
• Facturation des soins de santé dispensés, tenue de la comptabilité légale et respect des obligations fiscales
• Réponse aux demandes d’informations et de documents émanant des autorités publiques compétentes (Ministère de la Santé, Direction provinciale de la santé, Sécurité sociale, tribunaux)
• Traitement des demandes relatives aux droits des patients, respect de la charge de la preuve en cas de litige et maintien de la sécurité des données

4. Bases juridiques

Données de santé (données sensibles) — Traitées conformément à l’article 6/3 de la loi n° 6698 (KVKK) aux fins de protection de la santé publique, de médecine préventive, de diagnostic médical, de soins et de gestion des services de santé par nos praticiens et personnels de santé soumis à l’obligation légale de secret professionnel ; ou sur la base de votre consentement explicite pour tout traitement sortant de ce cadre légal.

Données d’identité, de contact, financières et de sécurité des transactions — Traitées conformément à l’article 5/2 de la loi n° 6698 sur les fondements juridiques suivants :

• Disposition expresse de la loi (Art. 5/2-a) : Loi fondamentale n° 3359 sur les services de santé, loi n° 1219, Règlement sur les établissements privés de santé bucco-dentaire, Règlement sur les données personnelles de santé, Code de procédure fiscale n° 213 et Code de commerce turc n° 6102
• Exécution d’un contrat (Art. 5/2-c) : Traitement directement nécessaire à la prise de rendez-vous et à la dispensation des soins de santé
• Respect d’une obligation légale (Art. 5/2-ç) : Notifications obligatoires auprès du Ministère de la Santé, obligations légales d’archivage médical et obligations fiscales
• Constatation, exercice ou défense d’un droit en justice (Art. 5/2-e) : Conservation des dossiers médicaux et des formulaires de consentement éclairé à titre de preuve légale
• Intérêt légitime du responsable du traitement (Art. 5/2-f) : Maintien du bon fonctionnement clinique, de la coordination des rendez-vous et de la sécurité de l’information sans porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux

5. Méthodes de collecte

• Formulaires écrits ou électroniques d’inscription des patients, d’anamnèse médicale et de consentement éclairé remplis en personne au sein de notre clinique
• Entretiens médicaux et examens cliniques réalisés par nos praticiens
• Appareils numériques de radiographie panoramique et périapicale et systèmes de scanner optique intra-oral tridimensionnel de la clinique
• Examens et comptes rendus radiologiques transmis à notre clinique par le patient ou par des centres d’imagerie externes
• Demandes effectuées par téléphone, ligne WhatsApp officielle et courrier électronique aux fins de coordination de rendez-vous et d’information
• Étapes d’information et d’orientation de rendez-vous sur notre site web institutionnel (`doctorcanclinics.com`) — aucune donnée personnelle de santé n’est stockée sur notre site web public

6. Transfert des données

Vos données personnelles peuvent être transférées conformément à l’article 8 de la loi KVKK et au Règlement sur les données personnelles de santé, dans la stricte limite des finalités du traitement et sous obligation de confidentialité, aux catégories de destinataires suivantes :

• Institutions et autorités publiques habilitées — Ministère de la Santé de la République de Turquie (e-Nabız / systèmes centraux de données de santé), Direction provinciale de la santé d’Istanbul, Institution de sécurité sociale, administration fiscale et autorités judiciaires ou administratives légalement compétentes
• Établissements de santé et centres d’imagerie de référence — Hôpitaux, centres médicaux ou centres d’imagerie concernés, avec l’information et le consentement explicite du patient, lorsque des interventions chirurgicales nécessitent une anesthésie générale, une sédation, un plateau hospitalier ou une imagerie tridimensionnelle externe
• Partenaires de fabrication prothétique et de fourniture médicale — Exclusivement les données techniques d’empreinte, de numérisation optique et de teinte/conception nécessaires à la fabrication des restaurations fixes, amovibles ou implanto-portées (sous engagement de confidentialité conformément à l’article 12 de la KVKK)
• Compagnies d’assurance maladie privée et organismes conventionnés — Exclusivement les justificatifs nécessaires aux procédures d’accord préalable et de remboursement à la demande du patient
• Experts-comptables et conseillers fiscaux — Données financières et d’identité limitées nécessaires à la facturation et aux déclarations fiscales légales
• Fournisseurs d’infrastructures informatiques, de coordination de rendez-vous et de gestion des dossiers patients — Sous-traitants nationaux fournissant des services d’infrastructure technique, d’hébergement sécurisé et de coordination de rendez-vous/secrétariat pour le compte de notre clinique (dans le cadre de contrats de sous-traitance et de confidentialité conclus conformément à l’article 12 de la KVKK)
• Conseils juridiques et avocats — Dans la stricte mesure nécessaire à l’établissement, à l’exercice et à la défense des droits en justice

Vos données de santé ne font l’objet d’aucun transfert à l’étranger. Dans les cas exceptionnels où des documents doivent être transmis à un établissement de santé ou à un organisme d’assurance situé à l’étranger à la demande expresse du patient, ce transfert est effectué dans le strict respect de l’article 9 de la KVKK et avec le consentement écrit et explicite du patient.

7. Durées légales de conservation

Vos données personnelles sont conservées pendant les durées prévues par la législation applicable ou, à défaut de durée spécifique, pendant la durée requise par la finalité du traitement et les délais légaux de prescription :

• Dossiers médicaux, comptes rendus de diagnostic et de traitement, formulaires de consentement éclairé et clichés radiologiques — Au moins vingt (20) ans à compter de la date du dernier acte clinique, conformément à la réglementation sur les archives médicales, à l’article 49 du Règlement sur les hôpitaux privés et au Règlement sur les données personnelles de santé
• Factures, reçus d’honoraires et pièces comptables — Cinq (5) ans conformément à l’article 253 du Code de procédure fiscale n° 213, et dix (10) ans conformément à l’article 82 du Code de commerce turc n° 6102
• Enregistrements relatifs aux relations contractuelles et aux délais de prescription légale — Dix (10) ans, correspondant au délai général de prescription prévu à l’article 146 du Code turc des obligations n° 6098
• Enregistrements de coordination de rendez-vous et de communication n’ayant pas donné lieu à des soins cliniques — Deux (2) ans après l’achèvement de la finalité de communication et de planification

À l’expiration de la durée légale de conservation, les données personnelles sont supprimées, détruites ou anonymisées lors des cycles périodiques de destruction conformément au Règlement sur la suppression, la destruction ou l’anonymisation des données personnelles.

8. Vos droits (Article 11)

Conformément à l’article 11 de la loi n° 6698 (KVKK), vous disposez des droits suivants :

• Savoir si vos données personnelles font l’objet d’un traitement
• Demander des informations si vos données personnelles ont été traitées
• Connaître la finalité du traitement et savoir si vos données sont utilisées conformément à cette finalité
• Connaître les tiers auxquels vos données personnelles sont transférées en Turquie ou à l’étranger
• Demander la rectification de données personnelles incomplètes ou inexactes
• Demander l’effacement ou la destruction de vos données personnelles dans les conditions prévues à l’article 7 de la KVKK
• Demander que les opérations de rectification, d’effacement ou de destruction soient notifiées aux tiers auxquels vos données ont été transférées
• Vous opposer à la survenance d’un résultat qui vous serait défavorable découlant de l’analyse des données traitées exclusivement par des systèmes automatisés
• Demander la réparation du préjudice subi en cas de traitement illicite de vos données personnelles

9. Modalités de demande

Pour exercer vos droits au titre de l’article 11, vous pouvez adresser votre demande conformément au Communiqué relatif aux procédures et principes de demande auprès du responsable du traitement par les voies suivantes :

• Par écrit avec signature manuscrite — Remise en main propre, par voie notariale ou par courrier recommandé avec accusé de réception à l’adresse Arnavutköy Mahallesi Bebek Arnavutköy Caddesi No: 55 A/2, 34345 Beşiktaş / İstanbul, accompagnée de pièces justificatives d’identité
• Par courrier électronique — Envoyé depuis l’adresse électronique préalablement enregistrée dans le système de notre clinique, ou signé au moyen d’une signature électronique sécurisée ou mobile, à l’adresse dental@doctorcanclinics.com

Votre demande doit mentionner clairement vos nom et prénom, votre signature (pour les demandes écrites), votre numéro d’identité de la République de Turquie (ou votre nationalité et numéro de passeport/carte d’identité pour les ressortissants étrangers), votre adresse de domicile ou professionnelle aux fins de notification, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone le cas échéant, ainsi que l’objet précis de votre demande.

Les demandes dûment présentées sont traitées gratuitement dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de trente (30) jours conformément à l’article 13 de la KVKK. Si l’opération entraîne un coût supplémentaire, le tarif fixé par le Conseil de protection des données personnelles peut être appliqué.

En cas de rejet de votre demande, si vous estimez la réponse insuffisante ou en l’absence de réponse dans le délai de trente jours, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès du Conseil de protection des données personnelles (KVKK) dans les trente jours suivant la prise de connaissance de notre réponse et, en tout état de cause, dans les soixante jours suivant la date de la demande.

10. Mise à jour et marque déposée

La présente notice d’information est révisée et mise à jour en fonction des évolutions de la loi n° 6698 (KVKK), du Règlement sur les données personnelles de santé et des processus de notre clinique. Toute mise à jour entre en vigueur à sa date de publication indiquée en bas de page.

Mention de Marque Déposée et Droits d’Auteur : DoctorCAN Clinics® est une marque déposée (DoctorCAN Clinics Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Limited Şirketi). Tous les droits relatifs aux textes, à la conception, aux visuels d’archives cliniques et aux éléments d’identité institutionnelle présents sur ce site sont réservés.