Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

DoctorCAN Clinics Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Limited Şirketi

• Adres: Arnavutköy Mahallesi Bebek Arnavutköy Caddesi No: 55 A/2, 34345 Beşiktaş / İstanbul
• Telefon: +90 542 325 04 04 · +90 212 263 37 65
• E-posta: dental@doctorcanclinics.com
• Ticaret sicil no: 211678-5 (İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü)
• Oda sicil no: 1201468-0 (İstanbul Ticaret Odası · NACE: 86.23.01)
• MERSİS no: 0302102554600001
• Vergi kimlik no: 3021025546 — Beşiktaş Vergi Dairesi
• T.C. Sağlık Bakanlığı SKRS kurum kodu: 591371
• Mesul müdür: Dr. Dt. Müge Kıyık Tatar

İşlenen kişisel veriler

Kimlik verileri. Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yabancı uyruklu hastalarda pasaport veya yabancı kimlik numarası), doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, imza, reşit olmayan hastalarda veli veya vasi kimlik bilgileri.

İletişim verileri. Telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri adresi ve acil durumda ulaşılacak yakın bilgisi.

Sağlık verileri (özel nitelikli kişisel veri). Genel ve sistemik tıbbi öykü (anamnez), düzenli kullanılan ilaçlar, alerji ve sistemik hastalık bilgileri, klinik muayene bulguları, tanı ve tedavi bilgileri, panoramik ve periapikal radyografi kayıtları, dış merkezlerden temin edilen üç boyutlu görüntüleme kayıtları, ağız içi dijital tarama verileri, tedavi planları, aydınlatılmış onam formları, reçeteler ve epikriz/rapor kayıtları.

Finansal veriler. Faturalandırma bilgileri, vergi dairesi/kimlik bilgileri, ödeme ve tahsilat kayıtları, özel sağlık sigortası veya anlaşmalı kurum provizyon bilgileri.

İşlem güvenliği ve iletişim kayıtları. Randevu oluşturma, değişiklik ve hatırlatma kayıtları, telefon ve kurumsal iletişim kanalları üzerinden yürütülen sekretarya koordinasyon geçmişi.

Görsel veriler. Yalnızca teşhis, tedavi planlaması ve klinik takip süreci için gerekli olduğunda, hasta dosyası kapsamında alınan ağız içi ve klinik fotoğraflar.

İşleme amaçları

• Ağız, diş ve çene sağlığı hizmetlerinin tıbbi standartlara ve mevzuata uygun biçimde planlanması, yürütülmesi ve takibi
• Tıbbi teşhis, cerrahi ve restoratif tedavi ile tedavi sonrası kontrol (hatırlatma/recall) süreçlerinin yönetimi
• Randevu taleplerinin alınması, hekim takvimi koordinasyonu, randevu teyidi ve hatırlatma bilgilendirmelerinin yapılması
• 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, Ağız ve Diş Sağlığı Hizmeti Sunulan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik ve Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik uyarınca zorunlu hasta dosyası, protokol defteri ve elektronik sağlık kayıtlarının (e-Nabız / Sağlık Bakanlığı Veri Yönetim Sistemi) tutulması
• Protetik ve restoratif çalışmaların üretimi için gerekli teknik ölçü ve dijital tasarım süreçlerinin yürütülmesi
• Sunulan sağlık hizmetlerinin faturalandırılması, muhasebe kayıtlarının oluşturulması ve vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının (Sağlık Bakanlığı, İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu, mahkemeler) mevzuattan kaynaklanan bilgi ve belge taleplerinin karşılanması
• Hasta hakları başvurularının değerlendirilmesi, olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve veri güvenliğinin sağlanması

Hukuki sebepler

Sağlık verileri (özel nitelikli kişisel veriler) — 6698 sayılı KVKK md. 6/3 uyarınca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan hekimlerimiz ve yetkili sağlık personelimiz tarafından işlenir. Bu yasal çerçevenin dışında kalan her türlü işlem için ayrıca açık rızanız alınır.

Kimlik, iletişim, finansal ve işlem güvenliği verileri — 6698 sayılı KVKK md. 5/2 uyarınca şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK md. 5/2-a): 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 1219 sayılı Tababet ve Şuabatı San’atlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun, Ağız ve Diş Sağlığı Hizmeti Sunulan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri
• Sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK md. 5/2-c): Randevu oluşturulması ve sağlık hizmeti sunumuna ilişkin süreçlerin yürütülmesi için kişisel veri işlenmesinin doğrudan gerekli olması
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (KVKK md. 5/2-ç): Veri sorumlusu olarak Sağlık Bakanlığı bildirimleri, tıbbi arşiv saklama yükümlülükleri ve mali mevzuat gerekliliklerinin yerine getirilmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK md. 5/2-e): Tıbbi kayıtların ve aydınlatılmış onam belgelerinin olası hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak muhafaza edilmesi
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK md. 5/2-f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla klinik işleyişin, randevu koordinasyonunun ve bilgi güvenliğinin sağlanması

Toplama yöntemleri

• Kliniğimizde bizzat doldurulan yazılı veya elektronik hasta kayıt, tıbbi anamnez ve aydınlatılmış onam formları
• Hekimlerimiz tarafından gerçekleştirilen sözlü tıbbi öykü görüşmeleri ve klinik muayene bulguları
• Klinik içi dijital panoramik ve periapikal radyografi cihazları ile ağız içi üç boyutlu optik tarayıcı sistemleri
• Hastanın kendisi tarafından veya yönlendirildiği görüntüleme merkezlerinden kliniğimize ulaştırılan radyolojik tetkik ve raporlar
• Telefon, kurumsal WhatsApp hattı ve e-posta aracılığıyla randevu koordinasyonu ve bilgilendirme amacıyla yapılan başvurular
• Kurumsal web sitemiz (`doctorcanclinics.com`) üzerindeki bilgilendirme ve randevu yönlendirme adımları (web sitemiz üzerinde doğrudan kişisel sağlık verisi tutulmaz ve depolanmaz)

Aktarım

Kişisel verileriniz, KVKK md. 8 hükümlerine ve Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik kurallarına uygun olarak, yalnızca işleme amaçlarının gerektirdiği ölçüde ve gizlilik yükümlülüğü altında şu alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — T.C. Sağlık Bakanlığı (e-Nabız / Sağlık Bakanlığı merkezi sağlık veri sistemleri), İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Dairesi Müdürlükleri ve kanunen yetkili adli veya idari merciler
• Sevk veya konsültasyon yapılan sağlık kuruluşları ve görüntüleme merkezleri — genel anestezi, sedasyon ya da hastane koşulları gerektiren cerrahi girişimler veya ileri radyolojik görüntüleme ihtiyaçlarında, hastanın bilgisi ve açık rızası doğrultusunda ilgili sağlık merkezi
• Protetik üretim ve tıbbi tedarik iş ortakları — sabit, hareketli veya implant üstü protez ve restorasyonların üretimi için yalnızca teknik ölçü, dijital tarama ve renk/tasarım verileri (KVKK md. 12 kapsamında gizlilik taahhüdü altında)
• Özel sağlık sigortası şirketleri ve anlaşmalı kurumlar — hastanın kendi özel sağlık sigortasından faydalanmak istemesi hâlinde, yalnızca provizyon ve tazminat süreçleri için gerekli bilgi ve belgeler
• Mali müşavirlik ve denetim hizmeti sağlayıcıları — faturalandırma ve yasal muhasebe bildirimlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı finansal ve kimlik verileri
• Bilgi teknolojileri, randevu koordinasyonu ve hasta kayıt altyapısı sağlayıcıları — kliniğimiz adına teknik altyapı, güvenli barındırma ve randevu/sekretarya koordinasyon hizmeti sunan yurt içi veri işleyen kuruluşlar (KVKK md. 12 uyarınca imzalanan veri işleme ve gizlilik sözleşmesi çerçevesinde)
• Hukuk müşavirleri ve danışmanlar — hukuki hakların tesisi, kullanılması ve savunulması amacıyla sınırlı olarak

Sağlık verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Hastanın kendi talebiyle yurt dışındaki bir sağlık kuruluşuna veya sigorta şirketine belge iletilmesi gereken istisnai durumlarda, işlem yalnızca KVKK md. 9 hükümleri ve hastanın yazılı açık rızası doğrultusunda gerçekleştirilir.

Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca; mevzuatta açık bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerektirdiği süre ve genel zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilir:

• Hasta dosyaları, tıbbi teşhis ve tedavi kayıtları, onam formları ve radyolojik görüntüler — sağlık kuruluşları arşiv mevzuatı, Özel Hastaneler Yönetmeliği md. 49 ve Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca son işlem tarihinden itibaren en az yirmi (20) yıl
• Faturalar, serbest meslek makbuzları ve muhasebe kayıtları — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253 uyarınca beş (5) yıl, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 82 uyarınca on (10) yıl
• Sözleşmesel ilişki ve hukuki uyuşmazlık zamanaşımı kayıtları — 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 146 uyarınca genel zamanaşımı süresi olan on (10) yıl
• Tedaviye dönüşmeyen randevu koordinasyon ve iletişim kayıtları — iletişim ve randevu planlama amacının sona ermesini izleyen iki (2) yıl

Saklama süresi sona eren kişisel veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak periyodik imha süreçlerinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru

Haklarınızı kullanmak için başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak şu yollarla kliniğimize iletebilirsiniz:

• Yazılı ve ıslak imzalı olarak — Arnavutköy Mahallesi Bebek Arnavutköy Caddesi No: 55 A/2, 34345 Beşiktaş / İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte elden teslim ederek, noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü posta yoluyla
• Elektronik posta ile — kliniğimiz sisteminde daha önce kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden veya güvenli elektronik imza / mobil imza ile imzalanmış olarak dental@doctorcanclinics.com adresine

Başvurunuzda; adınız, soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz ve telefon numaranız ile talep konunuzun açıkça belirtilmesi zorunludur.

Usulüne uygun olarak kliniğimize ulaşan talepler, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve KVKK md. 13 uyarınca en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya otuz gün içinde başvurunuza yanıt verilmemesi hâlinde; yanıtımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız mevcuttur.

Güncelleme

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik ve ilgili mevzuat değişiklikleri ile kliniğimizin hizmet süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda gözden geçirilir. Güncellenen metin yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer ve son güncelleme tarihi sayfa sonunda açıkça belirtilir.

Marka Tescili ve Telif Hakkı Bildirimi: DoctorCAN Clinics® tescilli markadır (DoctorCAN Clinics Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği Limited Şirketi). Bu web sitesinde yer alan tüm metin, tasarım, klinik arşiv görselleri ve kurumsal kimlik unsurlarının bütün hakları saklıdır.